docuvita – Schluss mit dem Papierkram

docuvita ist Ihr elektronisches Unternehmensarchiv und sorgt für Ordnung. Sie können alle Unternehmens-Dokumente oder Kundenanfragen verwalten, docuvita als elektronische Kunden- oder Personalakte einsetzen oder zur Projektdokumentation nutzen. docuvita ist eine flexible Anwendung, die durch ihre Vielzahl an Möglichkeiten und durch die einfache Bedienung überzeugt. Das Dokumentenmanagement-System ist besonders auf die Ansprüche kleiner und mittlerer Unternehmen abgestimmt.

Das Dokumentenmanagement-System ist als besonders flexibles und skalierbares System auf der Basis modernster Technologien konzipiert. Die übersichtliche Benutzeroberfläche und die direkte Integration in Microsoft Office sind nur zwei Features, die deutlich machen, wie durchdacht und einfach zu bedienen die Lösung ist.

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Alle Informationen zentral verwalten

Von jedem Gerät und jedem Ort aus nutzen

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Beratung, Implementierung und Support

Digitale Akte
Automatisierung von Arbeitsabläufen
Wiedervorlagen definieren
E-Mails & Belege archivieren
Unterstützung verschiedener Scanverfahren
Intelligente Suchfunktion
Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen
Plattformunabhängiger Webzugriff
OCR-Formularerkennung

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube. Mit Ihrer Einwilligung willigen Sie zugleich gem. Art. 49 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ein, dass Ihre Daten in den USA verarbeitet werden. Die USA werden vom Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichendem Datenschutzniveau eingeschätzt. Es besteht insbesondere das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden, zu Kontroll- und zu Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfsmöglichkeiten, verarbeitet werden können.
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Individuelle Beratung, Implementierung und
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Automatisierung von Arbeitsabläufen
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Verbesserung der Zusammenarbeit

Mit Dokumentenmanagement von docuvita wird der sichere Dokumentaustausch sowie die gemeinsame Arbeit an Dokumenten in Ihrem Unternehmen vereinfacht. Beenden Sie das Chaos von in verschiedenen Versionen per E-Mail versendeten Anhängen. Über die Check-In und Check-Out Funktion werden Doppelbearbeitungen vermieden. So entfällt das mühsame Zusammenführen verschiedener Versionsstände. Für berechtigte Benutzer ist jederzeit erkenntlich, wer ein Dokument aktuell bearbeitet oder zuletzt bearbeitet hat. Dank des Versionskommentars können die wichtigsten Änderungen schnell sichtbar gemacht werden. Durch Wiedervorlagen und Informationsworkflows wird die Zusammenarbeit im Team verbessert. Die Notizfunktion rundet das Teamwork ab.

Verbesserung der Zusammenarbeit

Mit Dokumentenmanagement von docuvita wird der sichere Dokumentaustausch sowie die gemeinsame Arbeit an Dokumenten in Ihrem Unternehmen vereinfacht. Beenden Sie das Chaos von in verschiedenen Versionen per E-Mail versendeten Anhängen. Über die Check-In und Check-Out Funktion werden Doppelbearbeitungen vermieden. So entfällt das mühsame Zusammenführen verschiedener Versionsstände. Für berechtigte Benutzer ist jederzeit erkenntlich, wer ein Dokument aktuell bearbeitet oder zuletzt bearbeitet hat. Dank des Versionskommentars können die wichtigsten Änderungen schnell sichtbar gemacht werden. Durch Wiedervorlagen und Informationsworkflows wird die Zusammenarbeit im Team verbessert. Die Notizfunktion rundet das Teamwork ab.

Prozessoptimierung durch Workflows

Optimieren Sie die Zusammenarbeit

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Zugewinn an (Rechts-) Sicherheit

Dank der automatischen Versionierung und detaillierten Protokollierung von Änderungen erfüllt docuvita bereits viele rechtliche Anforderungen. Durch zusätzliche Absicherungen sowie ein ausgeklügeltes Zugriffs- und Berechtigungskonzept werden Ihre wichtigen Daten effektiv vor unberechtigtem Zugriff und vor Manipulationen geschützt. Da alle Belege digital vorliegen können diese einfacher vor Verlust (versehentliches Entsorgen) und Vernichtung (Brand, Überschwemmung) geschützt werden als ein Papierarchiv.

Durch diese Maßnahmen im Dokumentenmanagement können Sie gesetzlichen Anforderungen – wie z.B. die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) – und interne Compliance-Richtlinien einfach abdecken.

Zugewinn an (Rechts-) Sicherheit

Dank der automatischen Versionierung und detaillierten Protokollierung von Änderungen erfüllt docuvita bereits viele rechtliche Anforderungen. Durch zusätzliche Absicherungen sowie ein ausgeklügeltes Zugriffs- und Berechtigungskonzept werden Ihre wichtigen Daten effektiv vor unberechtigtem Zugriff und vor Manipulationen geschützt. Da alle Belege digital vorliegen können diese einfacher vor Verlust (versehentliches Entsorgen) und Vernichtung (Brand, Überschwemmung) geschützt werden als ein Papierarchiv.

Durch diese Maßnahmen im Dokumentenmanagement können Sie gesetzlichen Anforderungen – wie z.B. die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) – und interne Compliance-Richtlinien einfach abdecken.

Standardmodule

Digitale Akte

Nutzen Sie Daten aus anderen Anwendungen in docuvita und umgekehrt.

Automatische Archivierung

Archivieren Sie automatisch Belege aus Ihrem CRM oder ERP direkt in docuvita.

Scanverfahren

docuvita unterstützt verschiedene Scanverfahren für höchste Flexibilität.

Suchfunktion

Nutzen Sie intelligente Suchfunktionen, um Infos schneller zu finden.

Schnittstellen

Integrieren Sie docuvita mit bestehenden Anwendungen und automatisieren Sie Prozesse.

Webzugriff

Greifen Sie von überall aus auf Ihre Daten zu. Mit jedem internetfähigen Gerät.

Workflows

Erstellen Sie Workflows zur Automatisierung von Arbeitsabläufen.

Wiedervorlagen

Definieren Sie Wiedervorlagen für Dokumente und Akten, für sich oder Ihre Mitarbeiter.

OCR-Formularerkennung

Lesen Sie Belege per Texterkennung ein und finden Sie sie anhand ihrer Inhalte wieder.

E-Mailarchiv

Archivieren Sie E-Mails automatisch und gesetzeskonform, direkt aus Outlook heraus.